業務プロセスとIT活用

DFDは、データがどこから来て、どの処理を通り、どこへ保存・出力されるかを表します。業務やシステムでのデータの流れを整理するときに使います。

E-R図は、顧客・商品などの実体と、それらの関係を表す図です。DFDはデータの流れ、E-R図はデータ同士の関係を見る図です。

DFDは流れ、E-R図は実体同士の関係

BPMNは、業務プロセスを一定の記号で表現するための表記法です。処理の順序や分岐などを視覚的に整理できます。

既存の業務を根本から見直して大幅な改善を目指す考え方をBPRといいます。一方、業務プロセスを継続的に把握し改善していく考え方がBPMです。

BPRは抜本改革、BPMは継続的な管理と改善

RPAは、PC上で人が行っていた定型的な操作をソフトウェアに実行させる仕組みです。決まった手順での転記、入力、ファイル処理などに向いています。

一方、人による高度な判断や創造性が中心となる業務は単純なRPAには向きません。ルールが明確で反復性の高い事務作業がRPAの代表的な対象です。

RPAは定型・反復するPC作業の自動化

システムの操作履歴などのイベントデータを使って、実際に行われた業務の流れを再現・分析する方法をプロセスマイニングといいます。想定した手順と実態のずれを見つけることができます。

担当者への聞き取りだけでは把握しにくい迂回手順や待ち時間も、ログから分析できる場合があります。実際の業務記録を基にプロセスの課題を見つける手法です。

プロセスマイニングは実行ログから業務を分析

現在の非効率な手順をそのままシステム化すると、無駄まで固定化してしまうことがあります。そのため、業務の目的や処理手順を整理してからIT化を検討します。

表やグラフ、業務フローなどからボトルネックを見つけ、改善案を検討します。IT導入そのものが目的ではなく、業務上の課題解決が目的です。

まず業務を改善し、その手段としてITを使う

業務をIT化する方法には、市販のソフトウェアパッケージを導入する方法や、目的に合わせて個別システムを開発する方法があります。グループウェアやオフィスツールの導入も業務効率化の一つです。

パッケージは既存機能を利用しやすい一方、自社固有の業務に完全には合わないことがあります。目的・費用・期間・業務への適合度を考えて方法を選ぶ必要があります。

システム化は目的や適合度に応じて方法を選ぶ

従業員が個人で所有するスマートフォンやPCを、組織の許可の下で業務にも利用する考え方をBYODといいます。会社から貸与された端末を使うだけではBYODとはいいません。

ITを使って自宅など勤務先以外でも働く形態はテレワークです。利便性だけでなく端末管理や情報漏えいへの対策も必要です。

BYODは私物端末の業務利用

IoTは、センサーや機器など様々なモノをネットワークにつなぎ、情報を収集したり制御したりする仕組みです。設備監視や物流管理など幅広く利用されます。

機械同士が人を介さず通信して情報交換することをM2Mといいます。IoTはモノをネットワークにつなぐ広い考え方で、M2Mは機械間通信に注目した考え方です。

IoTはモノの接続、M2Mは機械同士の通信

Web会議、チャット、電子掲示板、共有ファイルなどは、離れた場所にいる人との情報共有や共同作業に使えます。目的に応じて同期的な手段と非同期的な手段を使い分けます。

チャットやWeb会議は即時性が高く、電子掲示板や共有ファイルは後から参照しやすい特徴があります。利用者と目的に合ったコミュニケーション手段を選ぶことが業務効率化につながります。

即時性と記録性を考えて手段を使い分ける